Funcionalidades / Vantagens / Benefícios
Como distribuidor oficial em Portugal do Open Bee, a CCTEC oferece esta premiada solução de gestão documental. Um software que lhe permite aumentar a produtividade na gestão dos documentos através da automatização de workflows personalizados e automáticos de acordo com as necessidades do cliente.
O seu cliente ainda tem os seus documentos em Papel? Os documentos estão organizados em pastas físicas de arquivo? Quando tempo necessita perder na procura de um documento? Como sabe qual a última versão de um documento arquivado? Ou se o documento foi aprovado por todos os seus intervenientes? Como sabe quem e quando aceder ao documento?
A Gestão documental do Open Bee, responde a estas e outras questões de uma forma fácil, simples e eficiente. Comece já a transformação digital.
A transformação digital começa com a criação de workflows inteligentes na organização. O Open Bee ajuda-o a melhorar a produtividade com seu o workflow inteligente e a evitar os principais desafios de um processo de aprovação em papel:
- Problemas ao aprovar tarefas remotamente – essa dificuldade também pode ser na aprovação dentro da organização por ex. diferentes intervenientes na aprovação de uma fatura
- Risco de erro – sempre que existe um trabalho manual, seja ele de entrega à pessoa errada, seja de arquivo incorreto, seja de perda de documentos a probabilidade de erro é uma realidade
- Falta de visibilidade – saber quem acedeu ao documento, está com quem, no fundo não saber o que se passa com o documento
- Perda de tempo - quando há necessidade de saber rapidamente de um documento, seja ele uma fatura, um contrato. etc
- Perda de dinheiro – todas as ineficiências reportadas levam à perda de dinheiro
O que é um workflow (fluxo de trabalho)?
É um processo que possuí várias etapas que requerem aprovação de vários intervenientes, até à sua conclusão final.
Atualmente, independentemente do tamanho da organização a aprovação de documentos é uma preocupação, resultando em perdas significativas de tempo e dinheiro. As tecnologias Open Bee combinadas com a MFD podem ajudá-lo a aumentar os processos de aprovação e reduzir o consumo de papel, aumentar a eficiência da sua equipa e garantir a redução de custos.Principais funcionalidades de um Workflow:
Atribuição de tarefa - Atribuir uma tarefa a alguém num determinado documento e ser informado quando a tarefa foi concluída, por ex., revisão de um documento.
Estado de um documento - saiba, em tempo real, a qualquer momento o estado em que se encontra um documento no workflow, sem ter necessidade de recorrer a terceiros.
Automatizar processos - construir e automatizar processos de negócios recorrentes, definir uma série de tarefas interligadas a serem executadas por um ou grupo de utilizadores. Implementar ações baseadas em condições e metadados preenchidos.
Os benefícios de um software de workflow digital:
Tudo isto com o suporte de uma equipa empenhada em dar resposta às suas necessidades comerciais e técnicas, de um modo personalizado e rápido.
Para mais informações contacte-nos.
